为做好接待工作，浙江大学专门成立了由7个部门组成的班子，外联、后勤、医务、保安、技术等等都在内。为保证安全，单单会场四周就增设20多个保安。为让霍金的思维能准确地传达，现代多媒体的技术人员随时待命。为更好地诠释这位智者的思想，学校特意联系了曾跟随着霍金，并翻译《时间简史》的胡忠超做翻译。
    
    接送霍金的车子是学校专门从省残联借来的特殊中巴，这是全省独一无二的，因为它的后轮设有专用的液压升降机，可以直接将霍金轮椅从平地移升到车厢里。因为要接送霍金，车子先是送到修理厂检修，接着是全面翻新美容，油漆重新刷了一遍。轮胎也换了新的，车里地毯、空调都焕然一新。据说，单单就这个车子，浙大就花了一万多块钱，近一个月时间。
    
    司机是千里挑出来的傅师傅，已有20多年驾龄的她，可是一个高级技师。
    
    为给霍金一个安静的环境，并且让他见到美丽的西湖，浙江大学拒绝了愿意免费提供食宿的多家五星级宾馆，花钱定下了香格里拉东楼的一个套房。香格里拉饭店专门将一个临湖的风景套房作了大改动，拆掉了起居室和卧室之间的门，以方便霍金的轮椅进出。另外，霍金的饮食，特意安排了一个老外主厨，根据霍金从伦敦自带的菜单精心打理。(记者杨淑英赵凝)